Los traspasos de dinero son movimientos internos que permiten transferir una cantidad de efectivo u otro medio de pago de una caja a otra, sin que esto represente un ingreso o gasto externo para la empresa.

Son fundamentales en operaciones cotidianas como:

• El corte de caja al final del día.
• La entrega de efectivo de un cajero al administrador.
• El envío de dinero desde una caja física hacia una cuenta bancaria.

¿Cómo se registra un traspaso de dinero?

El proceso inicia siempre desde la caja origen, es decir, la caja desde donde sale el dinero.

Pasos generales:

• Paso 1: Posicionarse en la caja origen (desde donde saldrá el dinero).
• Paso 2: Seleccionar la opción Agregar → Traspaso.

• Paso 3: Indicar el importe a transferir.
• Paso 4: Elegir la forma de pago (por ejemplo, efectivo).
• Paso 5: Seleccionar la caja destino.
• Paso 6: (Opcional) Agregar:
  • Documento relacionado
  • Comentarios
  • Archivos adjuntos
• Paso 7: Guardar el movimiento.

¿Qué sucede al guardar un traspaso?

Al guardar un traspaso de dinero, el sistema genera automáticamente dos transacciones independientes:

• Una salida de dinero en la caja origen.
• Una entrada de dinero en la caja destino.

Cada transacción cuenta con su propio identificador (ID), lo que garantiza trazabilidad y un mejor control del efectivo.

Estados del dinero: saldo real, dinero en tránsito y saldo final.

Mientras un traspaso no ha sido validado, el dinero no se considera totalmente disponible.

En la caja origen:

• El dinero ya no forma parte del saldo real.
• Se muestra como dinero en tránsito.

En la caja destino:

• El dinero aún no se suma al saldo real.
• Aparece como tránsito positivo, indicando que está pendiente de recepción.

Por lo tanto tenemos 3 saldos en cada caja:

• Saldo real: Es el saldo incluyendo el dinero en tránsito.
• En Tránsito: Es el dinero que está traspasandose a/desde otras cajas y que aún no ha sido validado.
• Saldo final: Es el saldo real menos el dinero en tránsito.

Estos tres saldos se pueden visualizar en la parte superior junto al nombre de la caja.

¿Quién valida un traspaso de dinero?

El traspaso debe ser aceptado por el usuario que tenga permisos sobre la caja destino.

¿Cómo se acepta un traspaso?

La validación se realiza desde el módulo Finanzas → Aceptar traspasos.

Proceso de aceptación:

1. Visualizar la lista de traspasos pendientes.
2. Verificar físicamente el dinero recibido (por ejemplo, contar el efectivo o revisar la banca en línea).
3. Dar clic en el ícono de edición (lápiz).
4. Seleccionar Guardar.

Al aceptar el traspaso:

• El movimiento desaparece de la lista de pendientes.
• Las transacciones cambian su estatus de pendiente por validar (color naranja) a validadas (color negro).
• El dinero deja de estar en tránsito y pasa a formar parte del saldo real.

Aceptación masiva de traspasos de dinero

Cuando se reciben varios traspasos al mismo tiempo (por ejemplo, al cierre del día), el sistema permite:

• Seleccionar múltiples traspasos.
• Aceptarlos de forma masiva.

Esto ahorra tiempo.

¿Qué pasa si el dinero no coincide?

Puede suceder que el importe registrado no coincida con el dinero recibido, como en el caso de un depósito bancario incorrecto.

En estos casos, el traspaso no debe aceptarse.

Existen dos formas de manejar un traspaso incorrecto:

1. Eliminar el traspaso

• Se borra el movimiento.
• El sistema revierte el saldo en ambas cajas.
• No queda historial del intento fallido.

2. Rechazar el traspaso (recomendado)

• Se realiza desde el módulo Aceptar traspasos.
• El estatus cambia a Rechazado.
• El sistema genera el movimiento inverso para cuadrar las cajas.
• Sí queda registro histórico, clave para auditorías y control interno.