La auditoría de transacciones es un mecanismo de control interno que permite revisar, validar y bloquear los registros contables una vez que han sido verificados. Su objetivo es asegurar que la información utilizada en la auditoría financiera sea correcta, completa y confiable.

Generalmente, las operaciones diarias son registradas por un auxiliar contable, mientras que la revisión final corresponde a un usuario con mayor nivel de autoridad. La auditoría formaliza este proceso y evita modificaciones no autorizadas.

Para que sirve auditar

El botón de auditoría cumple funciones fundamentales dentro del control financiero:

• Marca una transacción como revisada y validada.
• Evita cambios posteriores no autorizados.
• Permite identificar qué operaciones ya fueron supervisadas y cuáles siguen pendientes.

Una vez auditada una transacción, el sistema la bloquea automáticamente. Solo podrá ser modificada si un usuario autorizado la desaudita.

Auditoría individual

El proceso es simple:

1. Selecciona la transacción a revisar (por ejemplo, un ingreso de $7,000).
2. Revisa el registro y verifica que la información sea correcta.
3. Da clic en el botón de auditar.

Al hacerlo:

• La transacción queda marcada como auditada.
• Ya no puede ser editada por el auxiliar contable.
• Solo un usuario con permisos podrá desauditarla si es necesario.

Auditoría masiva

Para ahorrar tiempo en revisiones extensas, el sistema permite auditorías masivas:

• Selecciona varias transacciones o utiliza la opción Seleccionar todas.
• Haz clic en Asignar.
• Elige entre:
  • Auditar seleccionados
  • Desauditar seleccionados

Uso del filtro de transacciones no auditadas

Cuando el volumen de registros aumenta, el sistema ofrece un filtro de auditoría que facilita el trabajo del auditor financiero.

Este filtro permite:

• Mostrar únicamente las transacciones no auditadas.
• Enfocarse en las operaciones pendientes de revisión.
• Agilizar el proceso de validación contable.

Una vez auditadas, las transacciones desaparecen automáticamente de la lista de pendientes.

Asignación de permisos de auditoría

Por defecto:

• El administrador del sistema puede auditar y desauditar transacciones.
• Los usuarios no administradores no tienen este permiso activo.

Si deseas que otro usuario participe en la auditoría financiera:

1. Accede a Usuarios y permisos.
2. Selecciona el usuario correspondiente.
3. Entra a la pestaña Permisos varios.
4. Activa la opción “Permite al usuario auditar transacciones”.

Desde ese momento, el usuario podrá auditar y desauditar registros.

Auditoría por cajas y vista global

Es posible auditar transacciones por caja específica, visualizando solo los movimientos de esa caja. Sin embargo, para una auditoría financiera más eficiente, se recomienda:

• Seleccionar la opción Todas las cajas.
• Visualizar todas las transacciones sin importar su origen.
• Aplicar el filtro de no auditadas y revisarlas de forma continua.

Auditoría automática de transacciones

No todas las operaciones requieren revisión manual. Por ejemplo se puede querer:

• Auditar manualmente solo los gastos.
• Dejar los traspasos auditados automáticamente.

¿Dónde se configura?

• Paso 1: Ingresa a Administración de la organización.

• Paso 2: Accede a los Parámetros de la organización.

• Paso 3: Localiza la opción Auditoría default de transacciones.

• Paso 4: Define qué tipos de transacciones se auditan automáticamente y da clic en Guardar.