1. Introducción

El módulo de cajas representa los “almacenes” de dinero de la empresa, como:

• Bancos
• Efectivo
• Tarjetas

Por su parte, el módulo de transacciones registra los movimientos de dinero, es decir:

• Ingresos
• Egresos
• Traspasos

Las transacciones pueden registrarse manualmente desde cada caja; sin embargo, Pvnube genera transacciones de forma automática cada vez que se recibe un pago o anticipo de un cliente, o se realiza un pago o anticipo a un proveedor.

2. Diferencia entre ventas y pagos

Ventas

• Se generan al emitir notas de venta o facturas.
• Pueden ser de contado o a crédito.
• No generan movimientos de dinero por sí mismas.

Pagos

• Si es un pago de cliente representan la recepción de dinero.
• Si es un pago a proveedor representan la entrega de dinero.
• Generan transacciones en las cajas.

3. Ventas a clientes

3.1 Ventas a crédito

Cuando se emite una nota de venta o factura a crédito:

• Se da de alta el cliente.
• Se registra la factura con su importe.
• El sistema reconoce una cuenta por cobrar.

Resultado:

• Las cajas no se modifican.
• No se registra ningún ingreso.

Esto ocurre porque aún no se ha recibido el dinero.

3.2. Aplicación de pagos de clientes

Cuando un cliente realiza un pago:

• Se registra el pago desde la nota o factura.

Resultado automático del sistema

• Se crea una transacción de ingreso.
• Se registra automáticamente:
  • El cliente
  • El monto
  • La nota de venta o factura relacionada
• El saldo de la caja se actualiza al instante.

Importante:
El usuario no necesita crear manualmente la transacción. Pvnube genera automáticamente las transacciones por pagos de clientes.

3.3. Pagos multidocumento

Es común que un cliente pague varias notas o facturas con un solo depósito.

Ejemplo:

• Factura A: $3,000
• Factura B: $6,000
• Pago recibido: $9,000

En el sistema:

• Se registra una sola transacción por $9,000, tal como aparece en el banco.
• El pago queda asociado a ambas ventas.

Para ver el detalle en la transacción:

• Basta con desplegar el pago con la + izquierda de la transacción.
• El sistema muestra cuánto se aplicó a cada factura.

4. Compras a proveedores y egresos

El mismo principio aplica para proveedores.

4.1 Compra a crédito

• El saldo en cajas no se afecta hasta que se realice el pago.

4.2 Compra de contado

• Se registra la compra.
• Se paga inmediatamente desde una caja.

El sistema genera automáticamente:

• Un egreso
• Con el proveedor y el documento relacionado

Resultado:

• El saldo de la caja disminuye.
• El gasto queda correctamente registrado sin capturas adicionales.

4.3 Pagos multidocumento

Si se liquidan varias compras en un solo pago:

• Se registra un solo egreso.
• Se puede desglosar la transacción a través de la + izquierda.

5. Categorías automáticas y configuración por usuario

Todas las transacciones automáticas, tanto:

• Pagos de clientes (ingresos)
• Pagos a proveedores (egresos)

Se registran usando las categorías por defecto definidas para cada usuario.

Estas se configuran en:

• Usuarios y Permisos
• Pestaña Defaults

Esto permite una captura más rápida y deja abierta la posibilidad de reclasificar la información posteriormente.

6. Control de permisos financieros

En algunas ocasiones no es conveniente que, en las ventanas de recepción de pagos de clientes o emisión de pagos a proveedores, todas las cajas estén visibles para los usuarios operativos.
Por ello, el sistema permite definir qué cajas se muestran a cada usuario, de acuerdo con sus funciones y nivel de responsabilidad.
Para aprender cómo configurar esta opción, da clic aquí.