Introducción

Pvnube es un sistema que te permite llevar el control exacto del dinero desde el momento en que el cliente paga hasta que ese dinero se invierte o se utiliza en gastos, además, de comprender y aplicar correctamente el flujo de efectivo durante todo el proceso de compra-venta te ayudará a reducir el estrés, mantener un control claro y evitar pérdidas de dinero, incluso en negocios con alto volumen de ventas.

¿Qué es el control del dinero desde el mostrador?

Es el conjunto de acciones que realiza un cajero o vendedor cuando:

• Cobra ventas
• Registra gastos
• Entrega efectivo
• Cierra su turno (corte de caja)
• Transfiere dinero a un administrador o a cuentas bancarias

En Pvnube, este control se gestiona mediante usuarios, cajas, formas de pago y traspasos, por lo tanto permite un seguimiento claro y auditable del dinero.

Configuración inicial

1. Usuarios y cajas

Para un control correcto del dinero:

• Cada cajero debe operar con su propio usuario (ejemplo: Vendedor 1, Cajero 2).
• A cada usuario se le debe asignar una caja específica.
• El administrador puede supervisar, pero no debería operar como cajero en la rutina diaria.

Esto evita confusiones y, así facilita la revisión de movimientos.

2. Activar el corte de caja

Para controlar ingresos y egresos:

• Activa la opción Corte de caja en el usuario.
• Define la caja donde se registrarán los movimientos de dicho usuario (por ejemplo: Caja 1) en Usuarios y permisos->Editar->Datos Generales.

Manejo del efectivo

• Cada venta genera una nota de venta o una factura.
• El dinero se acumula automáticamente en la caja del cajero cuando el cliente paga.
• El sistema muestra en todo momento el saldo disponible.

Registro de gastos

Los gastos se registran como egresos, por ejemplo:

• Entrega de dinero a terceros
• Compras menores (papelería, insumos)
• Pagos inmediatos en efectivo

Cada gasto:

• Resta dinero de la caja
• Puede llevar factura, folio y receptor
• Se le puede anexar un documento.
• Queda registrado para auditoría

Dos métodos para cerrar la caja

Al finalizar el turno, el cajero realiza el corte de caja, por lo tanto el sistema calcula cuánto dinero debería existir físicamente.

Método 1: Registrar egreso (opción básica)

• El sistema registra un gasto interno llamado Cierre de caja.
• La caja queda en cero.

⚠️ Desventaja: no refleja qué pasó realmente con el dinero físico.

Método 2 (recomendado): Traspaso de dinero

• El efectivo se entrega al administrador.
• Se genera un traspaso, no un gasto.
• El administrador acepta el dinero.
• Se conserva el historial de ventas y pagos.

✅ Este método refleja la realidad:
el dinero cambia de manos, no desaparece.

Manejo de transferencias bancarias

Aunque el dinero no esté físicamente en la caja, en Pvnube primero se registra en la caja del cajero para que el corte sea correcto.

En el corte de caja las transferencias se traspasan a la cuenta bancaria correspondiente.

Dos formas de manejar transferencias

Opción A: Caja previa bancaria

• Se crea una caja virtual (ej. Pre-BBVA).
• Todas las transferencias se traspasan ahí al momento de hacer el corte de caja.
• El encargado de finanzas las pasa después a la cuenta real conforme aparezcan en el estado de cuenta.

Opción B: Desglose automático en el corte

• En Parámetros de la organización → Formas de pago.
• Activar “Desglose en corte” para transferencias.
• Cada pago aparece por separado al cerrar la caja.

De esta forma se traspasan las transferencias como se ven reflejadas en el estado de cuenta bancario, desde el momento de realizar el corte de caja, y se puede decidir el destino de cada transferencia (por si se reciben transferencias de varios bancos)

Manejo de tarjetas de crédito y débito

👉 Las tarjetas siempre deben enviarse a una caja previa.

Los bancos agrupan cargos de distintas formas:

• Por día
• Por tipo de tarjeta
• Por terminal

No existe certeza inmediata de cómo aparecerán en el estado de cuenta.

Flujo correcto

1. El cajero cobra con tarjeta.
2. En el corte, envía los pagos a una caja previa de tarjetas.
3. El responsable revisa el estado de cuenta.
4. Se realizan los traspasos finales tal como aparecen en el banco.

La caja previa siempre debe quedar en cero cuando el encargado de finanzas la concilie.

Comisiones bancarias: cómo registrarlas

Las comisiones no se registran automáticamente, deben capturarse manualmente.

Método simple

• Registrar un solo gasto: comisión + IVA juntos.
• Más rápido, menos detalle.

Método ideal

• Registrar dos gastos:
  • Comisión bancaria
  • IVA de la comisión

✔ Refleja exactamente el estado de cuenta
✔ Facilita auditorías y revisiones contables

Beneficio clave: conciliación bancaria digital

Cuando sigues este método de control:

• Pvnube se convierte en una copia fiel del estado de cuenta bancario.
• El contador puede:
  • Entrar directamente al sistema
  • Revisar ingresos, gastos y comisiones conciliadas

Se eliminan:

• Estados de cuenta impresos.
• Conciliaciones bancarias en papel que solo quitan tiempo.
• Se evitan recargos fiscales ya que el contador dispondrá de la información en tiempo real a diferencia de enviarle la conciliación días después del término de mes.

Principio final que debes recordar

Registra en Pvnube exactamente lo que sucede en la vida real.

Mientras reflejes la realidad:

• Tu control del dinero en el punto de venta será preciso
• Tus cajas siempre cuadrarán
• Tu contabilidad será clara.
• Tendrás el control exacto del dinero, además sin posibilidad de robo sin que te des cuenta.

Control del dinero en el punto de venta, Control del dinero en el punto de venta