Agregar un artículo al inventario es el proceso mediante el cual se registran los artículos, servicios o kits que una empresa maneja dentro de su sistema de inventarios.

Cada producto dado de alta se convierte en una unidad identificable que puede venderse, comprarse, controlarse en existencias y analizarse mediante reportes.

Realizar este registro correctamente desde el inicio es fundamental para evitar errores posteriores en ventas, compras, inventarios y reportes administrativos.

Información mínima necesaria para crear un producto

Para agregar un producto al inventario, solo dos datos son obligatorios:

• Clave
• Descripción

Con esta información, el producto puede guardarse y visualizarse en el listado de inventario.
No obstante, el sistema ofrece opciones adicionales que es importante conocer antes de utilizarlas.

Categorías

Permiten organizar los productos dentro de una estructura jerárquica, facilitando:

• Navegación
• Reportes
• Análisis por línea de producto

Para profundizar más sobre las categorías da clic aquí.

Tipo

Producto

Se utiliza cuando el artículo requiere control de existencias.
Cada compra o venta afecta el inventario.

Ejemplos: mercancía física, insumos, refacciones.

Servicio

Se usa cuando no se desea llevar inventario.
No genera entradas ni salidas de almacén.

Ejemplos: fletes, mano de obra, entregas.

Kit

Permite agrupar varios productos como un solo artículo de venta.
Al vender el kit, el sistema descuenta automáticamente los componentes que lo integran.

Ejemplo: un café preparado que descuenta café, leche y jarabe.

Disponibilidad en otros módulos

Existen opciones que definen cómo y dónde se utilizará el artículo:

• Vender: determina si el producto aparece en el punto de venta
• Producir: indica si puede usarse en órdenes de producción
• Tienda: Indica si el producto será visible en la tienda en línea. (Este campo solo es visible si tienes contratado el ecommerce de Pvnube).

Estas configuraciones ayudan a que el sistema refleje fielmente la operación del negocio.

Clave principal

La clave es la identidad única del producto dentro del sistema:

• No puede modificarse una vez creada
• Se utiliza en ventas, compras, reportes y procesos internos

El sistema sugiere claves automáticas secuenciales (por ejemplo, desde la 1001), lo cual ofrece ventajas importantes:

• Evita claves duplicadas
• Facilita el uso de lectores de código de barras
• Asigna automáticamente la siguiente clave disponible

Aunque es posible usar claves personalizadas, hacerlo requiere control manual y aumenta el riesgo de errores.

Claves secundarias

Además de la clave principal, un producto puede contar con:

• Código de barras
• Clave alterna (un identificador interno del producto).
• Claves ilimitadas por proveedor

Marcas

No son obligatorias, pero su uso es altamente recomendable. Permiten responder preguntas como:

• ¿Cuánto vendo de una marca?
• ¿Qué marca necesito reabastecer?
• ¿Qué proveedor tiene mayor rotación?

Las marcas pueden crearse, editarse o eliminarse directamente desde el sistema.

Unidades de compra y venta

Cada producto puede manejar:

• Unidad de compra
• Unidad de venta

En muchos casos son iguales (pieza, litro, metro), pero en algunas industrias son distintas.
El sistema permite configurar estas conversiones.

Peso y volumen del producto

Peso

Introduce el peso del artículo en kg.

Aunque es opcional, se recomienda capturarlo siempre, incluso de forma aproximada.

Esto es indispensable para documentos obligatorios como la Carta Porte, donde el peso es un dato requerido.

Volumen

Se define en metros cúbicos y se utiliza principalmente para:

• Envíos por paquetería
• Cálculo de costos logísticos
• Tiendas en línea

Si el negocio no realiza envíos, este campo puede dejarse vacío.

Productos descontinuados

La opción Descontinuar permite:

• Retirar un producto del ciclo de compras
• Mantenerlo visible mientras existan unidades en inventario
• El producto se mostrará tachado como recordatorio que al llegar a existencias cero se puede eliminar.

Mínimos y ubicaciones

Estos valores permiten:

• Detectar productos próximos a agotarse
• Generar reportes de reabastecimiento

El sistema puede calcular mínimos automáticamente según el historial o permitir ajustes manuales.

Ubicación física

Este campo ayuda a identificar dónde se encuentra el producto dentro del almacén, por ejemplo:

• Pasillo
• Rack
• Nivel
• Posición

Es un campo libre que se adapta al sistema de codificación de cada empresa y facilita el trabajo operativo.

Cuando un producto tiene registrada su ubicación, el equipo de ventas puede visualizarla desde el carrito de venta.

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