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¿Conviene tener existencias en negativos?
¿Cómo manejar las existencias cuando hay discrepancias entre el inventario físico y el sistema?
Durante la operación de cualquier empresa, es común que las existencias del inventario físico difieran de las registradas en el sistema. Estas diferencias pueden ocurrir debido a mermas, robos o equivocaciones.El caso de La Farmacia Cruz Verde
Imagina el caso de Juan, dueño de La Farmacia Cruz Verde. Juan emplea a dos cajeros y un encargado de almacén. Ha sido temporada alta, y durante dos meses no ha tenido tiempo de realizar un conteo físico de su inventario, lo que ha generado una discrepancia en el producto Paracetamol. Los registros en su sistema indican que tiene 1 pieza de Paracetamol, pero físicamente tiene 3.El problema
María, una fiel cliente, llega a la farmacia y desea comprar 3 cajas de Paracetamol. El cajero está dispuesto a realizar la venta, pero el sistema no refleja la cantidad necesaria.¿Cómo manejar las existencias en este escenario?
Existen tres posibilidades para resolver esta situación:- Método 1: Hacer que el ERP no permita la venta cuando no hay suficiente existencia.
- Método 2: Permitir la venta y no alterar las existencias.
- Método 3: Permitir la venta y dejar la existencia negativa.
Método 1: Hacer que el ERP no permita la venta cuando no hay existencia suficiente
En este escenario, el cajero llama al administrador y le pide que ingrese los sobrantes para cuadrar el inventario y poder completar la venta.
Contras
Este método alenta el proceso de venta, aumenta la insatisfacción del cliente y puede resultar en la pérdida de ventas. Esto sucede porque no es posible vender “sin existencia en sistema” si el supervisor no está presente.
Pros
Es una opción ideal para empresas que no tienen ventas al público, como almacenes de herramientas, materia prima o materiales de uso interno. Este método asegura un estricto control de inventarios.
Método 2: Permitir la venta y no alterar las existencias
En este escenario, el cajero concreta la venta y el ERP, al detectar que la salida excede el disponible, no altera la existencia. En cambio, marca el movimiento en rojo para su posterior identificación. Por ejemplo, en la venta a María, el sistema reflejaría después de la venta 1 pieza, dejando la existencia intacta hasta que se realice un ajuste manual.
Contras
El administrador o dueño debe realizar manualmente los ajustes, lo que puede ser un proceso adicional.
Pros
Este método garantiza que la existencia en el sistema seguirá reflejando 1 pieza, lo que permite al encargado de almacén detectar el faltante al realizar un conteo físico. Esto lo llevará a solicitar el ajuste al administrador.
Además, con PVNUBE, es fácil identificar estos movimientos, ya que las salidas de inventario que exceden las existencias se marcan automáticamente en rojo.
Método 3: Permitir la venta y dejar la existencia negativa
En este escenario, el cajero concreta la venta y la existencia en el sistema queda como -2. Esto se obtiene de la siguiente forma:
- 1 (existencia actual por sistema) – 3 (salida por venta) = -2 (nueva existencia).
Contras
En este método se incrementa el robo hormiga. Por ejemplo:
Imagina que en dos semanas llega el proveedor y entrega 2 piezas. El sistema reflejará:
- -2 (existencia en sistema) + 2 (compra) = 0
Sin embargo, físicamente hay 2 unidades entregadas por el proveedor. Si la empresa cuenta con trabajadores deshonestos, será fácil para ellos sustraer estas piezas sin que el dueño detecte el faltante a corto plazo. Auditar ventas y compras puede ser laborioso y poco común.
Pros
Este método es ideal para dueños de negocios sin empleados, ya que les permite ahorrar tiempo.
Por ejemplo:
- El inventario físico del Naproxeno coincide con el sistema: hay 2 piezas en existencia.
- El proveedor entrega 10 cajas, pero el dueño no tiene tiempo para capturar la compra.
- Un cliente compra 4 cajas, dejando una existencia de -2 en el sistema.
Por la noche, el dueño captura la compra y el sistema ajusta automáticamente el inventario:
- -2 + 10 = 8 (existencias físicas y en sistema).
Conclusión
PVnube te permite configurar el método que mejor se adapte a tu empresa.
Sin embargo siempre recomendamos el tercer método ya que es el método con mayores beneficios:
- No afectas el servicio al cliente.
- Minimizas robo hormiga.
- Mantienes el control de tu inventario
