1. ¿Qué es el módulo Flujo de Dinero?

El módulo Flujo de Dinero es una herramienta administrativa que permite a dueños y directivos visualizar de forma clara en qué se gasta el dinero y, por lo tanto, de dónde provienen los ingresos, de manera sencilla y práctica.

Su objetivo principal es apoyar la toma de decisiones estratégicas, utilizando información real, confiable y, además, en tiempo real conforme las operaciones se registran en el sistema.

Con este módulo puedes responder preguntas clave como:

• ¿Qué áreas del negocio generan más gastos?
• ¿Qué sucursales son más rentables?
• ¿Existe alguna unidad que esté generando pérdidas?
• ¿Cuánto se destina a nómina, servicios, compras o gastos personales?

2. ¿Qué NO es el módulo Flujo de Dinero?

Es importante aclarar desde el inicio lo que este módulo no hace:

• No es un módulo contable.
• No sustituye la contabilidad formal ni cumple normas de información financiera.
• No está diseñado para que un contador capture pólizas o realice cierres fiscales.

👉 Esta diseñado para facilitar la toma de decisiones estratégicas en tiempo real.

3. Filosofía del módulo: simplicidad y claridad

El diseño del módulo Flujo de Dinero se basa en tres principios fundamentales:

• Simplicidad: debe ser entendible para el dueño del negocio.
• Velocidad: la información está disponible de inmediato.
• Precisión: los datos reflejan lo que ocurre en la operación diaria de forma exacta.

La información se presenta de forma mensual, así facilita la comparación entre periodos.

4. Estructura general del módulo

El módulo Flujo de Dinero se compone de cuatro elementos principales:

4.1 Dashboard superior

Muestra indicadores financieros relevantes como:

• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Cajas seleccionadas para monitoreo

4.2 Filtros por mes

Permiten analizar la información mes a mes.

4.3 Listado jerárquico de información

Organizado en:

• Grupos
• Categorías
• Subcategorías
• Transacciones

4.4 Integración con Cajas y Transacciones

Todos los movimientos registrados impactan automáticamente el flujo de dinero.

5. Niveles de clasificación

Antes de registrar cualquier movimiento, es indispensable definir un catálogo de grupos, categorías y subcategorías.
Los grupos son opcionales pero las categorías y subcategorías son obligatorias.

Supongamos el ejemplo de las empresas de Juan Pérez López:

5.1 Grupos

Son el nivel más alto de organización los cuales sirven para agrupar las categorías.

Ejemplos de grupos:

• Farmacias: Farmacia Centro, Norte y Sur
• Bienes Raíces: Plaza San Antonio, Casa Habitación
• Gastos Personales

5.2 Categorías

Las categorías representan el nivel principal de clasificación y responden a la pregunta:

¿Desde qué sucursal o ámbito quiero analizar mi dinero?

Ejemplos:

• Farmacia Centro
• Farmacia Norte
• Farmacia Sur
• Plaza San Antonio
• Casa Habitación
• Gastos Personales

5.3 Subcategorías

Las subcategorías desglosan la información dentro de cada categoría y responden a:

¿En qué se gasta o de dónde proviene el dinero dentro de esa categoría?

Ejemplos comunes:

• Ingresos
• Nómina
• Gastos fijos
• Mantenimiento
• Compras
• Marketing

5.4 Transacciones

Son como tal las transacciones que se van generando cuando se registra un ingreso o gasto de dinero y se deben clasificar en algúna subcategoría, y en consecuiencia automáticamente también pertenecen a una categoría y grupo.

6. Buenas prácticas

6.1 Separar en ingresos y gastos las categorías

Se recomienda separar ingresos y gastos en categorías distintas como:
Ejemplo para una sucursal:

• Farmacia Centro – Ingresos
• Farmacia Centro – Gastos

Esto permite, por ejemplo:

• Visualizar ingresos y egresos con mayor claridad.
• Detectar la utilidad real de forma rápida.
• Evitar confusiones al analizar reportes.

6.2 Nómina por puesto o persona

En lugar de una sola subcategoría de nómina, es recomendable dividirla, por ejemplo:

• Nómina Gerente
• Nómina Vendedor

Así puedes conocer el costo real de cada puesto, incluyendo:

• Sueldo
• Seguro social
• Impuestos
• Otras prestaciones
• Herramientas de trabajo

6.3 Subcategoría “Por clasificar”

Es una subcategoría clave, sobre todo al inicio, ya que permite:

• Registrar gastos cuando hay dudas de clasificación.
• Facilitar auditorías posteriores.
• Mejorar el catálogo con el tiempo.

7. Registro de transacciones y su impacto

Cada ingreso o gasto registrado:

• Se asigna a una categoría y subcategoría.
• Impacta automáticamente el flujo de dinero del mes correspondiente.

7.1 Corrección de errores

Desde el módulo puedes:

• Revisar transacciones.
• Cambiar categorías.
• Auditar movimientos de forma individual o masiva.

8. Fechas: transacción vs. flujo

El sistema permite manejar dos fechas distintas, como:

• Fecha de transacción: cuando el dinero entra o sale realmente y que es la fecha en el módulo transacciones.
• Fecha de flujo: La fecha en el módulo flujo de dinero.

Esto resuelve casos como:

• Nóminas o comisiones de meses anteriores.
• Ajustes administrativos sin descuadrar bancos.

Para cambiar la fecha flujo edita la transacción con el lápiz izquierdo.

9. Operación rápida y categorías por default

Para el personal operativo:

• No es necesario conocer todo el árbol de categorías.
• Pueden registrar movimientos sin clasificar.

Cada usuario tiene asignada una categoría default para ingresos y egresos en la que Pvnube clasificará automáticamente todas las transacciones del usuario.

• Estas categorías defaults se configuran en usuarios y permisos/editar/pestaña defaults.

Después, el administrador puede:

• Revisar
• Reclasificar
• Auditar

Esto equilibra rapidez operativa y control administrativo.

10. Filtros y análisis por grupo

El módulo permite filtrar por:

• Mes
• Grupo
• Categoría

Con esto puedes responder preguntas como:

• ¿Cuánto gastan en total todas las farmacias?
• ¿Cómo se comportan los gastos personales mes a mes?
• ¿Tuve un flujo de efectivo positivo?

11. Dashboard superior: monitoreo en tiempo real

En la parte superior del módulo se visualizan:

• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Cajas seleccionadas para monitoreo:Estas cajas se configuran desde Usuarios y permisos->Permisos por caja, activando el permiso Monitorear. Así puedes tener siempre a la vista tarjetas, cuentas bancarias y cajas críticas.

12. Recomendación final de implementación

Para aprovechar al máximo el Flujo de Dinero:

1. Completa este tutorial.
2. Revisa el tutorial de presupuestos.
3. Diseña tu catálogo de categorías y subcategorías (en papel o Excel).
4. Captúralo en el módulo.
5. Comienza a registrar operaciones.

👉 Un buen diseño inicial del catálogo es la base para que el Flujo de Dinero se convierta en una de las herramientas más poderosas para la gestión y crecimiento de tu negocio.