En el entorno empresarial actual, la trazabilidad de los productos es esencial para garantizar el control de calidad, cumplir normativas sanitarias y optimizar la gestión de inventario. PVNube ofrece un módulo especializado en el manejo de lotes que permite a las empresas identificar, agrupar y rastrear existencias con precisión. En este artículo te explicamos qué son los lotes y cómo empezar a utilizarlos en el sistema.

¿Qué es un lote?

Un lote es una agrupación de unidades de un producto que comparten características comunes, como la fecha de producción, la fecha de caducidad, el proveedor o condiciones de almacenamiento. El manejo de lotes permite:

• Tener trazabilidad total del producto.
• Saber qué lote fue vendido a qué cliente.
• Identificar productos específicos en casos de devolución o auditorías.
• Aplicar un control más estricto en procesos como producción, caducidad y rotación de inventario.

¿Cómo activar el manejo de lotes en un producto?

La activación del manejo por lotes se realiza por producto. Sigue estos pasos:

1. Ingresa a Inventario / Inventario en el menú principal.
2. Haz clic en editar en el articulo deseado.
3. Ve a la pestaña “Datos adicionales”.
4. Activa la casilla “Con lote”.

⚠️ Importante: No podrás activar esta opción si el producto ya tiene existencias. Primero debes realizar un ajuste de inventario para dejar el stock en cero, y luego activar el uso de lote.

Una vez activada esta opción, todas las entradas y salidas de inventario de ese producto requerirán obligatoriamente especificar un lote.

¿Qué movimientos requieren especificar lote?

A continuación, los principales movimientos en PVNube que exigen seleccionar o registrar un lote cuando el producto tiene activo el manejo de lotes esta funcionalidad:

• Entradas:
  • Compras
  • Ajustes
  • Producción de producto terminado
• Salidas:
  • Ventas
  • Facturación
  • Traspasos entre almacenes
  • Consumo de materia prima en procesos de producción

¿Cómo se registran los lotes?

Cuando realizas una entrada de inventario con un producto que requiere lote, el sistema permite:

• Elegir un lote existente (si el producto ya tiene uno registrado).
• Crear un nuevo lote en el momento.

Al crear un nuevo lote, solo es obligatorio registrar el número de lote, que puede ser cualquier cadena de texto.

Ejemplo con movimiento rápido al inventario

Vamos a mostrar un ejemplo con la opcion “movimiento rápido al inventario”

• Hacemos clic en “movimiento rápido al inventario”

• Después de ingresar la cantidad, vamos a hacer clic en el icono de lotes

• Nos permitirá seleccionar un lote existente o crear uno nuevo

• Si hacemos clic en nuevo nos mostrara la siguiente ventana en la cual podremos crear un nuevo lote

• Después de dar clic en “Almacenar” y seleccionar nuestro lote, nos aparecerá el botón de lotes en verde, aqui ya podremos dar clic en “OK” para registrar nuestra entrada al inventario

Campos disponibles al registrar un lote:

• Número de lote (obligatorio)
• Fecha de producción (opcional)
• Fecha de caducidad (opcional)
• Observaciones (opcional)

💡 Sugerencia práctica: Usa fechas como número de lote para facilitar la identificación. Ejemplo: 020525 para representar el 2 de mayo de 2025.

¿Dónde consultar los lotes registrados?

PVNube cuenta con herramientas específicas para visualizar y gestionar los lotes:

• Módulo de Lotes y Pedimentos
  Menú: Inventario → Lotes y Pedimentos
  En este modulo podremos ver todos los lotes y pedimentos registrados des de cualquier parte del sistema.

• Reporte de Lotes y Pedimentos
  Menú: Inventario → Reportes
  Este reporte permite ver la existencia actual por lote, útil para verificar qué cantidades están disponibles y con qué caducidad.

• Rastreabilidad de movimientos
  Puedes consultar los movimientos asociados a cada lote usando la opción de “movimiento al inventario”, que muestra el historial completo de entradas y salidas por lote.

Identificación visual de productos con lote

Para facilitar el reconocimiento de productos con manejo de lote, PVNube muestra un ícono de mundo en distintos módulos del sistema.

• Si este icono este de color rojo, esto indica que dicho artículo requiere especificar un lote para cualquier operación de inventario:

• Una vez especificado el lote, el icono cambiara a color verde:

Con esta base, ya puedes comenzar a trabajar con lotes en PVNube. En los próximos artículos exploraremos procesos más avanzados como el uso de lotes en la producción, su comportamiento en ventas y la trazabilidad completa a lo largo del ciclo del producto.