Las órdenes de compra (también conocidas como orden de pedido o purchase order en inglés) son documentos comerciales que emite un comprador a un proveedor para solicitar bienes o servicios. Funcionan como un compromiso formal de compra, y son fundamentales en procesos de adquisición tanto en empresas como en instituciones públicas.

Ventajas de implementar órdenes de compra en Pvnube

Implementar el uso de órdenes de compra en Pvnube ofrece múltiples beneficios para el control operativo y financiero de tu empresa.

1. Mayor control sobre las recepciones de productos

Al capturar una orden de compra, los productos incluidos se marcan automáticamente como “pendientes por recibir”.
Esto permite que todo tu equipo —ya sea de compras, ventas o producción— tenga visibilidad sobre qué productos llegarán y cuándo se espera su recepción.

2. Reducción del riesgo de robo hormiga

El uso de órdenes de compra también ayuda a prevenir pérdidas o robo hormiga.
Generalmente, la orden de compra es capturada por una persona responsable (por ejemplo, el dueño o el comprador) y, cuando el material llega físicamente, el área de almacén solo convierte la orden en una recepción.
De esta forma, el personal de almacén no puede modificar las cantidades ni los productos recibidos, garantizando así un mayor control y trazabilidad en el proceso.

¿Que incluye?

Una orden de compra generalmente contiene:

• Datos del proveedor
• Clave de orden de compra (único para control y seguimiento)
• Fecha de emisión
• Descripción de los productos o servicios solicitados
• Precios unitarios y totales
• Condiciones de pago
• Fecha de entrega

¿Cómo puedo realizarla en Pvnube?

Para crear una orden de compra en Pvnube, sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú Compras y selecciona la opción Carrito de compras.
2. Dentro del carrito, agrega los artículos que deseas solicitar en tu orden.
3. Selecciona el almacén donde se recibirán los productos.
4. Si necesitas aplicar un descuento o agregar una observación a una partida, presiona el botón Editar (ícono de lápiz).
5. Una vez que hayas terminado de agregar los artículos, haz clic en el botón “Orden de compra” para generar el documento.

Importante:
No olvides llenar correctamente el campo Fecha de recepción con la fecha estimada de llegada de los productos.
Esta información será visible para tu personal de ventas, compras o producción, y les permitirá planificar compromisos de entrega tanto con tus clientes como a nivel interno.

💡Puedes editar a tu proveedor y ajustar el parámetro “Días promedio de entrega” para calcular automáticamente la fecha estimada de llegada.

Se desplegará una ventana en la cual podrás agregar una observación general del documento, así como también podrás agregar datos opcionales que aparecerán en el PDF generado y que recibirá tu proveedor, los cuales pueden ser:

• Uso de CFDI
• Método de Pago
• Forma de Pago
• Tipo: Abierta o cerrada
• Condiciones de entrega
• Condiciones de pago

Así como también enlazarlo a un pedido de cliente.
Una vez que termines de capturar los datos, presiona Guardar: se generará el documento de la orden y, si tienes configurado el correo o número de WhatsApp de tu proveedor, podrás enviársela directamente por cualquiera de esos medios.

Movimientos internos de Pvnube

Los artículos incluidos en una orden de compra se consideran pendientes por surtir hasta que la orden sea cancelada o avanzada a una recepción o compra.

Estos pendientes por surtir pueden visualizarse en los distintos módulos de Pvnube donde se consultan existencias, por ejemplo, en el módulo de inventarios, como se muestra a continuación:

Avance de las órdenes de compra en Pvnube

En Pvnube, una orden de compra puede avanzar a dos tipos de documentos según lo que necesites registrar en ese momento: Recepción o Compra.

📦 Avanzar a Recepción

Usa esta opción cuando solo quieras registrar la entrada física del producto al almacén, sin afectar finanzas todavía.

Al avanzar a recepción:

• Se ingresa el inventario.
• No se generan cuentas por pagar ni egresos.

Úsalo cuando tu proceso interno separa el ingreso físico del registro financiero, por ejemplo si primero el almacén recibe y otro departamento registra el movimiento financiero.

Importante: Más adelante puedes avanzar la recepción hacia Compra y no se duplicará la entrada de inventario, ya que el movimiento físico ya quedó registrado desde la recepción.

✅ Avanzar a Compra

Selecciona esta opción cuando necesites registrar el ingreso de inventario y el movimiento financiero al mismo tiempo.

Al avanzar una orden de compra hacia Compra, Pvnube realiza dos acciones:

1. Ingresa las existencias al almacén
   Los productos quedan registrados como entrada de inventario.
2. Registra el movimiento financiero correspondiente
   • Si fue crédito → genera una cuenta por pagar.
   • Si fue contado → genera un egreso.

Autorizaciones

Es posible activar autorizaciones de órdenes de compra para pausar temporalmente el envío a los proveedores hasta que un supervisor apruebe la operación. Aprende como configurarlas aquí.