El módulo de proveedores es la sección que permite registrar, administrar y consultar la información y, por lo tanto, mantener un mejor control de las empresas o personas que suministran productos o servicios a la organización.

Este módulo centraliza la siguiente información:

• Datos generales
• Información fiscal
• Condiciones de crédito
• Datos bancarios
• Historial de operaciones (compras y recepciones)

En general su correcta utilización garantiza un mejor control administrativo, financiero y operativo.

Funciones principales

• Contar con un catálogo organizado y actualizado
• Controlar créditos, plazos y límites financieros
• Facilitar pagos mediante datos bancarios confiables
• Consultar el historial de movimientos de cada proveedor
• Utilizar el catálogo de proveedores para el proceso de compra

Acceso al módulo

Para acceder al módulo:

1. Dirígete al menú Compras.
2. Selecciona la opción Proveedores.

Desde esta sección, también, se muestra el listado general de proveedores que forman parte de nuestra empresa y las acciones para llevar un mejor control de ellos.

Alta de un proveedor nuevo

Para dar de alta un proveedor nuevo, haz clic en el botón Agregar.

Como resultado el sistema abrira una nueva ventana un formulario dividido en varias secciones.

Pestaña datos generales

En esta sección se registra los datos de identificación y contacto:

• Nombre o razón social.
• Teléfono fijo y móvil.
• Correo electrónico.
• Dirección.

Condiciones comerciales

1. Asignar crédito y definir días y límite de crédito.
2. Días promedio de entrega. Este valor se usa para calcular automáticamente la fecha de entrega, sumando estos días a la fecha de la compra registrada.
3. Configurar descuentos directos.
4. Agregar observaciones internas.

Pestaña Datos bancarios

En esta pestaña se definen los datos para pagos al proveedor.

Guardar y editar

Al terminar de agregar toda la información, da clic en el botón Guardar y, así, completa el registro.

• Cada proveedor se genera con una clave consecutiva para su identificación.
• Como editar los datos:
  1. Dirígete a Acciones.
  2. Selecciona el icono de editar (lápiz).
  3. Modifica la información que quieras corregir o actualizar y guarda los cambios.

Consulta de movimientos (Kardex)

Desde el botón Más (+), se accede al kardex, donde se visualizan todos los movimientos realizados, como:

• Anticipos.
• Facturas.
• Notas de crédito.

Esto permite un control claro del historial comercial, como se ha enseñado.

Contactos

Por ultimo, en esta sección registra a las personas de contacto asociadas al proveedor. Por ejemplo, puede llamarse INSUMOS DEL NORTE S.A. de C.V., pero el vendedor ser Juan Pérez y la persona responsable de pagos María Jiménez. En resumen, aquí debes registrar a Juan Pérez y a María Jiménez.

Iconos columna acciones

Recepción de anticipos: Para registrar saldos a favor del proveedor, como anticipos enviados o para registrar notas de crédito que el proveedor nos haya emitido.

Alta masiva de proveedores

Para registrarlos de forma rápida, así mismo, el sistema ofrece, una plantilla en Excel.

Descarga de la plantilla

1. Dirígete a Utilidades.
2. Selecciona Descargar plantilla para proveedores.

Estructura del archivo

La plantilla incluye campos como:

• Nombre.
• Teléfono y correo electrónico.
• RFC, régimen fiscal y uso de CFDI.
• Código postal y dirección completa.
• Clave de país, referencias y observaciones.

Solo es necesario habilitar la edición, capturar los datos y finalmente guardar el archivo.

Importación de la plantilla

1. Selecciona Importar plantilla de proveedores.
2. Carga el archivo Excel previamente llenado.

El sistema así guardara los registrará automáticamente.